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EMTA cambia le regole per le email dagli indirizzi .ru
Dal 31 agosto 2026, le email dalla zona .ru verso organi pubblici estoni subiranno controlli di sicurezza extra.
Sintesi
EMTA raccomanda agli utenti di indirizzi nel dominio .ru di passare al più presto a un altro indirizzo di posta elettronica affidabile e aggiornare i dati di contatto. Per le persone giuridiche, il punto chiave per l’aggiornamento è l’e-äriregister, ossia il Registro Commerciale dell’Estonia.
Cosa è successo
Il Maksu- ja Tolliamet (EMTA) ha annunciato un cambiamento nella gestione della corrispondenza elettronica con gli enti pubblici. A partire dal 31 agosto 2026, i messaggi inviati da indirizzi di posta elettronica nel dominio .ru non saranno più trattati con la procedura standard: verranno infatti sottoposti a controlli supplementari.
Nel comunicato ufficiale, EMTA non precisa come saranno organizzati questi controlli, quanto potrebbero durare o come verranno applicati nei singoli casi. Quindi, non bisogna pensare che tutte le email da indirizzi .ru verranno automaticamente bloccate o respinte: questa conclusione non emerge dal messaggio dell’ente.
Invece, EMTA consiglia ai titolari di indirizzi .ru di migrare verso un indirizzo affidabile, in particolare nei domini .ee, .com o .eu, ed aggiornare i dati di contatto. Le raccomandazioni sono pubblicate sul sito di EMTA.
Cosa significa per gli imprenditori
Per un’azienda, l’indirizzo email nei registri statali non è una formalità. Può essere utilizzato nelle comunicazioni con le istituzioni e come recapito ufficiale nei dati pubblici della persona giuridica.
Se una OÜ, un membro del consiglio di amministrazione o un rappresentante dell’azienda ha ancora un contatto email .ru, la soluzione più prudente è sostituirlo anticipatamente con un indirizzo attivo e sotto controllo della società o di una persona autorizzata. In questo modo non si sarà vincolati al nuovo processo di gestione email.
Dove aggiornare l’indirizzo di contatto
| Situazione | Dove aggiornare l’e-mail | Indicazioni EMTA |
|---|---|---|
| Contatto di persona fisica | In e-MTA: “Seaded” — “Kontaktandmed” | I dati aggiornati vengono inviati al Registro della Popolazione, da cui li ricevono gli enti interessati |
| Contatto di persona giuridica | In e-äriregister | L’informazione viene condivisa con altri enti pubblici |
| Impossibilità di aggiornare online | Richiesta scritta a EMTA | Indicare il proprio codice personale o di registrazione |
Per i soggetti giuridici non basta cambiare l’indirizzo nel profilo personale del collaboratore o del direttore. EMTA richiede espressamente di aggiornare l’indirizzo tramite l’e-äriregister.
Importante! Il cambiamento riguarda la comunicazione con tutti gli enti statali, non solo con EMTA. Assicurati di controllare l’indirizzo indicato in e-äriregister per la tua azienda.
Cosa verificare internamente in azienda
Oltre alle registrazioni in e-äriregister, è saggio stabilire chi gestirà la nuova casella e chi sarà responsabile della corrispondenza ufficiale in entrata. Questo è particolarmente importante per le aziende che si avvalgono di contabili esterni, di domicili legali o di provider aziendali.
- Verifica se nel profilo aziendale in e-äriregister è registrato un indirizzo nel dominio .ru.
- Scegli un nuovo indirizzo di lavoro, garantendo accesso stabile all’azienda.
- Aggiorna l’email della persona giuridica nel Registro Commerciale.
- Se membri del consiglio o altri rappresentanti usano email .ru nei servizi pubblici personali, controlla i loro dati in e-MTA.
- Stabilisci chiaramente chi, all’interno della società, monitorerà la corrispondenza sul nuovo indirizzo.
Attenzione: cambiare email nel Registro Commerciale non sostituisce il controllo dei contatti presso banche, partner, fornitori e nelle piattaforme aziendali interne. Il comunicato EMTA si riferisce solo ai rapporti con le istituzioni pubbliche.
A chi si applica il cambiamento
Il cambiamento riguarda soprattutto:
- titolari e membri del consiglio di OÜ estoni qualora l’indirizzo aziendale sia .ru;
- e-residenti e fondatori non residenti che usano un .ru per comunicare con enti estoni;
- società transfrontaliere i cui rappresentanti risiedano fuori dall’Estonia;
- contabili, provider aziendali e altri rappresentanti che gestiscono la società e ne curano i dati;
- persone fisiche che usano un indirizzo .ru nel proprio account e-MTA.
Possedere un socio straniero, oppure utilizzare un dominio russo per comunicazioni commerciali con i clienti, non è oggetto di questa misura secondo EMTA. L’attenzione riguarda solo i contatti ufficiali con enti pubblici estoni e gli indirizzi usati nei sistemi pertinenti.
Date e scadenze principali
| Data | Significato |
|---|---|
| 30 giugno 2026 | EMTA ha pubblicato la raccomandazione di cambiare l’indirizzo .ru |
| 31 agosto 2026 | Inizio del nuovo processo di gestione della corrispondenza elettronica ufficiale |
EMTA consiglia di non rimandare la migrazione a un nuovo indirizzo. Nel comunicato non è menzionato alcun periodo di transizione dopo il 31 agosto 2026.
Esempio: se nella scheda OÜ in e-äriregister risulta name@company.ru, la società dovrebbe sostituirlo con un indirizzo di lavoro affidabile prima che entri in vigore il nuovo regolamento. Ad esempio, un indirizzo con dominio aziendale o altro recapito monitorato dal direttore o da personale incaricato.
Domande frequenti
- Serve chiudere la posta in dominio .ru? No. EMTA consiglia solo di utilizzare un altro indirizzo sicuro per i rapporti con enti pubblici; non serve chiudere quello esistente.
- Dove un soggetto giuridico deve modificare l’indirizzo? EMTA indica come luogo di aggiornamento l’e-äriregister.
- È possibile aggiornare i dati tramite EMTA? Si può inviare una richiesta scritta indicando numero personale o codice di registrazione.
- Le email .ru verranno completamente rifiutate? Non è specificato. Si parla solo di ulteriori verifiche e di cambiamento della procedura usuale.
- Il direttore deve cambiare anche l’indirizzo personale in e-MTA? Sì, se in e-MTA ha indicato un .ru e usa il servizio come persona fisica.
Conclusione
Alle aziende che usano indirizzi .ru con enti estoni si raccomanda di migrare proattivamente a una nuova email. Per una OÜ, il passo principale è controllare (ed eventualmente aggiornare) l’indirizzo in e-äriregister. Poiché EMTA non ha ancora reso noti i dettagli sulle verifiche aggiuntive, è più sicuro non attendere il 31 agosto 2026 per adeguarsi.
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