Domande frequenti

Question 1

Quando una società estone deve nominare una persona di contatto?

Accepted Answer

Una persona di contatto in Estonia è obbligatoria se l’indirizzo registrato della società si trova al di fuori dell’Estonia. Il fatto che un socio o un membro dell’organo amministrativo risieda all’estero non comporta, di per sé, l’obbligo di nominare una persona di contatto.

Se la società utilizza un indirizzo in Estonia, la necessità della nomina viene valutata in base ai suoi dati di registrazione. GTPartner.ORG aiuta a verificare le informazioni nel Registro delle imprese e a scegliere una soluzione adeguata per l’indirizzo e i servizi.

Question 2

Che cosa fa la persona di contatto di una società estone e quali sono le sue responsabilità?

Accepted Answer

La persona di contatto riceve gli atti processuali e le dichiarazioni giuridicamente rilevanti indirizzati alla società.

GTPartner.ORG riceve la corrispondenza ufficiale e la inoltra al cliente via email. La nomina a persona di contatto non conferisce, di per sé, il potere di gestire la società, firmare contratti per suo conto o disporre dei suoi fondi. La persona di contatto non si assume i debiti della società, ma risponde dell’adempimento dei propri obblighi di legge e contrattuali.

Question 3

Quanto costano la persona di contatto e l’indirizzo legale in Estonia?

Accepted Answer

Presso GTPartner.ORG, il pacchetto «persona di contatto autorizzata + indirizzo legale a Tallinn» costa 120 € all’anno, IVA esclusa.

Il pacchetto con registrazione della società per un e-residente costa 149 €. La tassa statale di 265 € per la registrazione della società si paga separatamente.

Il servizio comprende la preparazione del contratto e del consenso della persona di contatto, la fornitura dell’indirizzo e l’inoltro via email della corrispondenza ufficiale ricevuta. La spedizione delle lettere originali, la gestione dei pacchi e i servizi postali aggiuntivi vengono concordati separatamente.

Question 4

Chi può svolgere il ruolo di persona di contatto e GTPartner.ORG dispone di una licenza?

Accepted Answer

Quando la persona di contatto è obbligatoria perché la società ha un indirizzo all’estero, deve soddisfare i requisiti previsti dalla legge. In particolare, può trattarsi di un prestatore autorizzato di servizi fiduciari e societari, un notaio, un avvocato o un revisore giurato.

Il servizio GTPartner.ORG è fornito da Digital Invest OÜ, codice di registrazione 12806257, sulla base della licenza FIU000423, rilasciata dall’Unità di informazione finanziaria estone. È Digital Invest OÜ a essere iscritta nel registro come persona di contatto. I dati della licenza sono disponibili nel Registro statale delle attività economiche.

Question 5

Qual è la differenza tra persona di contatto, indirizzo legale e ufficio virtuale?

Accepted Answer

L’indirizzo legale è l’indirizzo della società riportato nel Registro delle imprese. La persona di contatto è il destinatario designato degli atti processuali e delle dichiarazioni giuridicamente rilevanti. Sono concetti collegati, ma corrispondono a funzioni diverse.

L’ufficio virtuale è un pacchetto commerciale di servizi che può includere un indirizzo aziendale, la gestione della posta e altri servizi. Un ufficio virtuale non sostituisce, di per sé, la nomina di una persona di contatto quando questa è obbligatoria.

GTPartner.ORG offre una persona di contatto e un indirizzo legale a Tallinn in un unico pacchetto a 120 € all’anno, IVA esclusa. I servizi aggiuntivi possono essere attivati secondo necessità.

Question 6

Come si nomina una persona di contatto in Estonia ed è necessario recarsi di persona?

Accepted Answer

GTPartner.ORG effettua innanzitutto la verifica del cliente e concorda le condizioni del servizio. Successivamente viene presentata al Registro delle imprese una domanda contenente i dati della persona di contatto e la durata della nomina.

Con una firma elettronica supportata, la domanda può essere presentata online tramite l’e-Business Register senza recarsi in Estonia. Se non si dispone di una firma elettronica, la procedura di presentazione viene concordata separatamente e può prevedere l’intervento di un notaio.

Il tempo indicativo per la preparazione del contratto è di massimo due giorni lavorativi dal ricevimento delle informazioni necessarie e dal completamento della verifica. L’esame della domanda da parte del registro richiede normalmente fino a cinque giorni lavorativi, ma i tempi possono allungarsi se vengono richiesti chiarimenti.

Question 7

Come passare a GTPartner.ORG come persona di contatto se la società è stata registrata da un altro fornitore?

Accepted Answer

È possibile rivolgersi a GTPartner.ORG indipendentemente da chi abbia registrato la società. La possibilità di fornire il servizio viene confermata dopo la verifica del cliente e della società.

Occorre presentare una modifica tramite l’e-Business Register, indicando Digital Invest OÜ come nuova persona di contatto, i suoi recapiti e la durata della nomina. Se necessario, l’indirizzo della società viene modificato separatamente.

La cessazione del contratto con il precedente fornitore deve essere coordinata con l’aggiornamento del registro, per evitare interruzioni del servizio obbligatorio. GTPartner.ORG aiuta a individuare le modifiche necessarie e a verificare i dati dopo la registrazione.

Question 8

Per quanto tempo viene nominata la persona di contatto e che cosa succede alla scadenza?

Accepted Answer

La durata della nomina viene concordata con la persona di contatto e riportata nel Registro delle imprese. Il periodo di fatturazione del servizio e la durata della nomina registrata non coincidono necessariamente: il pagamento annuale non modifica, di per sé, la data di scadenza iscritta nel registro.

Se la durata della nomina viene prorogata, occorre comunicarlo al registro. Alla scadenza, i dati della persona di contatto vengono rimossi automaticamente.

Se la persona di contatto è obbligatoria per la società, la sua assenza può comportare una richiesta di regolarizzazione e l’avvio di una procedura di cancellazione della società dal registro alle condizioni previste dalla legge. Prima del rinnovo è quindi importante verificare sia il contratto sia la durata della nomina attualmente registrata.

Question 9

Come riceverò le lettere inviate alla persona di contatto in Estonia?

Accepted Answer

La corrispondenza ufficiale ricevuta viene inoltrata al cliente via email all’indirizzo concordato. Questo consente di ricevere comunicazioni delle autorità pubbliche e altri documenti anche dall’estero.

Il cliente deve mantenere aggiornati i propri recapiti e controllare tempestivamente i messaggi: gli effetti giuridici della notifica di un documento non dipendono soltanto dal momento in cui il cliente legge l’email inoltrata.

La ricezione della normale corrispondenza commerciale, la scansione, la conservazione e la spedizione degli originali, nonché la gestione dei pacchi, sono disciplinate dalle condizioni del servizio di indirizzo. I servizi aggiuntivi necessari e i relativi costi vengono concordati separatamente.

Question 10

Quali documenti sono necessari per attivare il servizio di persona di contatto?

Accepted Answer

Prima di avviare il servizio, GTPartner.ORG effettua la verifica obbligatoria del cliente. Di norma sono richiesti i documenti di identità dei rappresentanti e dei titolari effettivi, le informazioni sulla struttura proprietaria, gli indirizzi di residenza e una descrizione dell’attività prevista o effettiva della società.

A seconda della situazione, possono essere richiesti una prova dell’indirizzo, documenti relativi ai poteri del rappresentante, informazioni sull’origine dei fondi e ulteriori dati. Le informazioni di registrazione della società vengono verificate nel Registro delle imprese.

Forniamo l’elenco preciso dei documenti dopo aver esaminato la richiesta. Il contratto e il consenso alla nomina come persona di contatto vengono formalizzati dopo il completamento positivo della verifica.

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