Apostill Eestis: Mis see on ja kuidas seda kiiresti ja soodsalt saada

Mis on apostill ja miks seda vaja on?

Apostill on ametlik kinnitus, mis tõendab dokumendi autentsust Eestis – dokument õmmeldakse kokku ja sellele pannakse reljeefne tempel. See võeti kasutusele 1961. aasta Haagi konventsiooni alusel, millega Eesti ühines 2001. aastal. See tempel kinnitab, et dokumendil olev allkiri ja pitser on pärit pädevast asutusest. Apostilliga dokumenti aktsepteeritakse kõigis 120+ riigis, kes on konventsiooniga liitunud.

Kui olete ärimees, eriti Eesti e-resident, võib apostill olla vajalik mitmesuguste ülesannete jaoks, näiteks:

• Äriregistri väljavõte – tõendamaks, et teie ettevõte eksisteerib tõepoolest.
• Asutamisdokumendid, näiteks põhikiri, välismaiste partneritega lepingute sõlmimiseks.
• Sertifikaadid – näiteks maksuresidentsuse või käibemaksukohustuslase staatuse sertifikaadid, et töötada välismaal.
• Volikirjad – kui delegeerite volitusi kellelegi välismaal.

Ilma apostillita võidakse teie välismaised dokumendid lihtsalt tagasi lükata. Apostill on notari kinnitus, et dokument on ehtne.

Kuidas apostilli Eestis vormistada?

Eestis on apostillimise protsess üsna selge, kuid ilma ettevalmistuseta võite takerduda pisiasjadesse. Vaatame, kuidas see toimib:

1. Dokumendi ettevalmistamine.
   Kõigepealt vajate originaaldokumenti – näiteks äriregistri väljavõtet või põhikirja. Selle saab kätte notar, kes võtab dokumendi registrist ja kinnitab selle autentsust. Saate valida, kas dokument on eesti või inglise keeles.
2. Apostilli lisamine.
   Teine notar (jah, Eestis teevad seda kaks erinevat notarit) lisab apostilli, kinnitades dokumendi autentsust. See muudab protsessi veidi keerulisemaks, kuna nüüd tegeletakse füüsilise dokumendiga, mis tuleb ühelt notarilt teisele viia.
3. Tõlge (vajadusel).
   Kui dokumenti on vaja mõnes muus keeles peale eesti või inglise keele, on vaja vandetõlgi tõlget. Näiteks tõlge hispaania keelde maksab umbes 100 eurot ja võtab aega 1–3 päeva.
4. Kohaletoimetamine.
   Valmis dokumendi saadame teile postiga koos jälgimisnumbriga (umbes 10–15 eurot).

Miks võib protsess mõnikord võtta nädala? Paljud ettevõtted töötavad aeglaselt: nad liigutavad dokumente notarite vahel, ootavad järjekordi või otsivad sobivaid tõlkijaid. Selle tulemusena võib protsess venida 5–10 päevani ja dokumendi hind ulatub 120–150 euroni. Meie GTPartner.ORG-is lahendasime selle probleemi ja vähendasime kogu protsessi ühe tööpäevani. Samuti töötame erinevate vandetõlkijatega, kes teevad oma töö ära 1–3 päevaga.

Miks on apostill e-residentidele nii oluline?

Eesti on idufirmade ja e-residentide jaoks tõeline pärl. E-residentsuse programm võimaldab teil ettevõtte veebis asutada, seda igalt poolt maailmast hallata ja tegutseda EL-i turul. Kuid niipea, kui hakkate koostööd tegema välismaiste pankade, partnerite või ametiasutustega, muutub apostill hädavajalikuks. Siin on mõned näited, millal seda vaja läheb:

• Avate pangakonto välismaal? Tõenäoliselt küsitakse apostillitud äriregistri väljavõtet.
• Sõlmite lepingu välismaise kliendiga? Võib olla vaja apostillitud põhikirja.
• Soovite taotleda käibemaksukohustuslase numbrit või maksuresidentsuse staatust välismaal? Apostill kinnitab, et teie dokumendid on korras.

Ilma apostillita võite kaotada aega, raha ja isegi suurepäraseid võimalusi. Äris, eriti idufirmades, on viivitused ohtlikud, seega peaks teil alati olema apostillitud dokument käepärast või usaldusväärne partner, nagu GTPartner.ORG, kes teeb selle kiiresti valmis ja saadab teile.

Miks valida GTPartner.ORG?

Me mõistame, kui oluline on ettevõtjatele aega säästa. Seetõttu oleme teinud apostillimise protsessi võimalikult kiireks ja lihtsaks. Siin on, mida meiega koostööst saate:

• Kiirus: 1 päev.
  Koordineerime kahe notari tööd nii, et saate apostillitud väljavõtte järgmisel päeval, mõnikord isegi maksepäeval. Pole nädalapikkust ootamist!
• Soodne hind: 79 eurot.
  Apostill äriregistri väljavõttele 79 euro eest on turu parim pakkumine. Võrdluseks, teised võtavad 120–150 eurot.
• Kiire kohaletoimetamine.
  Kui dokument on valmis, saadame selle jälgimisnumbriga (10–15 eurot) või kulleriga, kui see on kiire. Saate dokumendid kätte lühikese ajaga.
• Inglise keel kaasas.
  Väljavõte ja apostill vormistatakse kohe inglise keeles – ideaalne rahvusvaheliseks äriks.
• Lihtne tellimine.
  Kirjutage meile WhatsAppis, öelge, millist dokumenti on vaja apostillida ja millisesse riiki. Maksate ja me asume kohe tööle. Järgmisel päeval on teie dokument teel!

Töötame e-residentide ja ettevõtjatega üle kogu maailma, mõistes, kui oluline on iga minut. Meie eesmärk on tagada, et te ei raiskaks energiat paberimajandusele, vaid keskenduksite oma äri arendamisele – meie hoolitseme kõigi dokumentide eest.

Kasulikud näpunäited e-residentidele

1. Kontrollige nõudeid.
   Uurige eelnevalt, milliseid dokumente teie eesmärgi jaoks vaja on. Näiteks pank võib nõuda ainult väljavõtet, samas kui partner soovib põhikirja.
2. Plaanige tõlked.
   Kui vajate tõlget mõnda teise keelde, andke meile teada – korraldame selle 1–3 päevaga.
3. Hoidke koopiaid.
   Apostillitud dokument on originaal ja seda ei saa asendada. Tehke igaks juhuks notariaalselt kinnitatud koopiad.
4. Kontrollige, kas legaliseerimine on vajalik.
   Kui riik ei kuulu 1961. aasta Haagi konventsiooni allkirjastanud riikide nimekirja, on vaja legaliseerimist. See on veidi kallim, vaid 99 eurot, ja võtab aega 3–5 tööpäeva.

Apostille’i aktsepteerivate riikide nimekiri (teiste riikide jaoks on vaja Legaliseerimist)

Teiste riikide puhul on vajalik dokumendi legaliseerimine läbi Välisministeeriumi. Võtke ühendust GTPartner.ORG-ga ja me aitame teid ka sellega.

Kokkuvõte: Teie apostill – meie hool

Apostill pole lihtsalt tempel – see on teie pilet rahvusvahelisele turule. Eesti e-residentidele ja ettevõtjatele on see hädavajalik osa välismaiste partneritega töötamisel. Miks raisata nädal ja maksta üle, kui saate apostilli 1 päevaga vaid 79 euro eest? Võtke meiega kohe ühendust.

Article Author

Yauheni Mialik

Founder of Digital Invest OÜ and legal & tax advisor at GTPartner. Expert in Estonia’s e-Residency program, specializing in international business structuring, corporate compliance, taxation, and strategic advisory services. Extensive experience in guiding entrepreneurs through the complexities of establishing and managing successful businesses in Estonia.